A documentação de projetos de UX Design pode ser visto como algo muito burocrático e irrelevante.

No entanto, a verdade é que esta atividade é essencial e é responsável por diversos benefícios atrelados ao projeto.

Neste artigo, você vai entender porque a documentação de projetos é importante, como efetuá-la da melhor forma e como utilizar a ferramenta Notion para te ajudar neste processo.

Por que a documentação de projetos é importante?

Documentar significa registrar fatos ou acontecimentos através de arquivos, certificados, comprovantes, etc.

Nesse sentido, o processo de documentação de projetos é algo que complementa e cria suporte argumentativo para o processo de design como um todo.

Com isso em mente, podemos enumerar 3 principais razões sobre a importância da documentação de projetos em UX Design:

1. Estabelece uma fonte confiável de informações: uma documentação bem construída não dá espaço para desinformação ou para falhas na comunicação de um projeto. Além disso, é uma fonte oficial de todo conhecimento adquirido durante o processo de design;
2. Ajuda na colaboração entre equipes: o processo de design integra diversas áreas e stakeholders. Dessa forma, a documentação é importante para manter todos os agentes bem informados sobre o projeto;
3. É base para projetos futuros: a documentação do projeto atual pode servir como desk research para um projeto futuro. Desse modo, este novo projeto de design poderá se aproveitar dos resultados e análises já construídas anteriormente.

Portanto, realizar a documentação de projetos em UX Design não é simples burocratização de processos. Mas é uma atividade importante para a eficiência e a produtividade do time e do negócio.

Dica de Leitura: Desk Research: O que é e como Efetuar uma Pesquisa Secundária

Como fazer a documentação de projetos?

Para explicar como fazer a documentação de seus projetos, é importante deixar claro quais são as etapas do processo que serão abordadas.

Para simplificar a explicação, trataremos o processo de design em 3 grandes etapas: Pesquisa, Desenvolvimento e Teste de Usabilidade.

Nesse sentido, não serão abordadas atividades mais específicas de cada uma dessas etapas. Para entender melhor o processo de Design Thinking você pode ler nosso artigo exclusivo sobre o tema: Como Aplicar o Design Thinking Em Seus Projetos?

Etapa de pesquisa

A etapa de pesquisa é o momento em que você começa a conhecer melhor sobre os seus usuários e quais as necessidades que precisam ser atendidas.

Dessa forma, podemos separar o processo de documentação da etapa de pesquisa em dois momentos distintos: coleta de dados e a apresentação dos dados.

Coleta de dados

Na etapa de coleta de dados, é importante que a sua documentação do projeto contemple:

• Metodologia Utilizada: especifique qual a metodologia que será utilizada no processo de pesquisa, quais são suas, o prazo e as ferramentas que serão utilizadas — entrevistas, questionários, desk research, etc.;
• Entrevistas com os stakeholders: faz parte do processo de pesquisa entender quais são os objetivos do projeto de design. Nesse sentido, é importante documentar as entrevistas e o briefing enviado pelos stakeholders. Ter clareza e documentação das expectativas fará com que você saiba se o objetivo do projeto está sendo cumprindo ou não;
• Entrevistas com os usuários: entender o usuário e as suas necessidades é primordial em um processo de design. Dessa forma, preocupe-se em documentar todas as perguntas realizadas e quais foram as respostas dos usuários;
• Pesquisa com os usuários: as pesquisas são ferramentas mais simples de serem realizadas do que entrevistas e seu alcance acaba sendo maior;
• Análise do Mercado: além de entender os usuários é importante analisar o mercado no qual estão inseridos e como os seus concorrentes trabalham e agem. Ter uma análise de mercado em sua documentação ajuda na argumentação das decisões que serão tomadas ao longo do projeto.

Apresentação dos dados

Os resultados da coleta de dados darão origem a alguns outputs importantes e que precisam ser documentados adequadamente:

• Personas: ter a documentação sobre qual a persona do seu produto é essencial durante todo o processo de design. Toda a parte de desenvolvimento será baseada na definição das personas;
• Cenários: além das personas, é importante definir e documentar quais são as situações em que essas personas se encontram;
• Jornada do Usuário: este documento é muito importante para um projeto de UX Design. A construção da Jornada do Usuário permite entender quais são os pontos de interação do usuário com a interface, bem como quais são seus objetivos em cada momento da experiência. Documentar a Jornada do Usuário é essencial para consultas futuras no processo de design.

Todos esses documentos são imprescindíveis na etapa de pesquisa do processo de design. Portanto, preocupe-se em não deixar nenhum deles de fora do seu repositório de documentos.

Dica de Leitura: Por Que As Personas São Essenciais Nos Projetos de UX Design?

Etapa de desenvolvimento

Na etapa de Desenvolvimento, a documentação corresponde a, basicamente, tudo o que é construído.

Nesse sentido, para cada projeto existem documentações específicas dependendo das ferramentas que foram utilizadas para criar o design da interface e do produto. No entanto, existem alguns documentos fundamentais que podem ser citados:

Fluxo do usuário

A partir da construção da Jornada do Usuário, é importante estabelecer qual será o fluxo deste usuário na interface.

O fluxo corresponde a um mapa com todas as ações e caminhos possíveis que o usuário irá percorrer enquanto na interface.

Dessa forma, é possível identificar o que é prioritário e o que pode ser descartado ou simplificado no produto.

Sketches, wireframes e demais protótipos

A etapa de desenvolvimento de qualquer interface terá a utilização de ferramentas que construirão Sketches, Wireframes, Site Maps e protótipos no geral.

Dessa forma, é importante inserir na documentação de projetos os arquivos derivados da construção do design do produto. Aqui, leve em consideração sketches e wireframes em papel ou digitais.

Além disso, documente também os processos e versões finais de seus protótipos, sejam eles:

• De papel;
• Mockups de baixa qualidade;
• Protótipos de alta qualidade.

Em um primeiro momento, pode parecer que documentar tudo isso é muita burocracia. No entanto, é importante criar documentos que permitam a consulta sobre o que foi feito  e como foram desenvolvidos as versões finais do produto.

Dessa forma, qualquer modificação ou atualização futura poderá ser feita com mais qualidade, segurança e rapidez.

Dica de Leitura: O Que Você Precisa Saber Sobre Protótipos em UX Design?

Especificações e Guias de Estilo

Como consequência do desenvolvimento da interface, é importante construir documentos de especificação e guias de estilo.

Esses documentos estabelecem a comunicação entre o UX e UI Design, detalhando aspectos como:

• esquema de cores;
• tipografia;
• medidas e funcionalidade dos elementos;
• padrões e conteúdos.

Etapa de teste de usabilidade

A etapa de teste de usabilidade é o momento em que são colocadas à prova as decisões feitas durante o processo de design.

No entanto, não significa necessariamente ser a etapa final do processo. É importante lembrar dos processos de iteração do Lean UX e coletar mais dados a partir dos testes de usabilidade, afim de efetuar adequações no produto.

Dessa forma, a documentação de projetos necessária para a etapa de testes contempla:

• Planos de teste: onde estão descritos os objetivos dos testes, como e quando eles serão realizados;
• Script dos testes: aqui estão inclusos todas as tarefas que o usuário deve realizar durante o teste, bem como as perguntas que o facilitador deverá fazer;
• Resultados: o que foi identificado e analisado ao final do teste? Quais foram as conclusões? Esse documento é muito importante para definir quais as decisões e os próximos passos devem ser tomados no projeto.

Melhores práticas na documentação de projetos

Além da documentação de projetos básica citada acima, existem algumas outras práticas que ajudam em todo esse processo e que também são importantes.

Briefing e descrição de contexto

O briefing é o documento onde constam quais são os objetivos, metas e expectativas de um projeto.

Além disso, o briefing é importante para entender e deixar claro quais são os entregáveis e qual o orçamento disponível.

Em linha com o briefing, uma boa prática complementar é contextualizar o cenário para que se entenda exatamente o porquê do desenvolvimento do projeto. Nesse sentido, dar contexto significa:

• deixar claro qual é o problema que será resolvido;
• explicar qual será a solução do problema — se é o desenvolvimento de um novo produto ou a atualização de um já existente;
• detalhar quais serão os entregáveis e quais os KPIs e métricas que serão utilizados.

A contextualização como complemento da documentação de projetos facilita a comunicação entre as equipes e os stakeholders e, por isso, é uma prática que ajuda bastante o projeto desde o seu início.

Escreva para comunicar

Outra prática importante de ser levada em consideração na documentação de projetos é a maneira com que ela é escrita.

Os documentos são construídos para serem lidos e utilizados posteriormente. Dessa forma, é importante escrevê-los de maneira simples e que sejam de fácil interpretação.

Nesse sentido, a documentação de projetos pode ser vista como um produto de design que precisa ser desenvolvido para que os usuários — quem irá consumir os documentos — tenham suas necessidades atendidas com uma boa experiência de uso.

Desse modo, leve em consideração alguns aspectos no momento de desenvolver seus documentos:

• escreva de maneira clara, com uma linguagem profissional, mas que seja compreendida por qualquer pessoa — mesmo aquelas que não sejam UX/ UI Designers;
• crie um glossário para explicar termos mais técnicos;
• pense na legibilidade do documento: crie títulos e subtítulos e utilize listas para facilitar a leitura;
• utilize comunicação visual, com gráficos, fluxos e imagens para ilustrar o conteúdo.

Dica de Leitura: A Importância Da Curiosidade Na Carreira do UX Designer

Mantenha tudo conectado

Como visto, os documentos são desenvolvidos ao longo de todo o projeto e em todas as suas etapas.

Dessa forma, é importante entender que toda a documentação junta deve fazer sentido e contar a mesma história. Os documentos não são apenas peças isoladas dentro do processo, mas são parte de um organismo como um todo.

Portanto, crie links e referências em seus documentos, assim como prefácios para conectar cada um deles entre si e construir a narrativa de forma completa.

Melhore continuamente seu processo de documentação de projetos

Com o passar do tempo e dos projetos, você melhorará cada vez mais seu processo de documentação. Para tanto, pense em algumas questões que podem te ajudar:

• crie templates para manter a consistência e facilitar a documentação no dia a dia dos projetos;
• compartilhe os templates e demais conhecimentos sobre documentação com o time;
• tome anotações durante as etapas do projeto para facilitar a construção da documentação;
• peça por feedbacks para entender o que pode ser melhorado em sua documentação de projetos.

Dica de ferramenta: Notion para documentação de projetos

Até agora, discutimos como criar e elaborar a documentação de seus projetos de UX Design. Mas talvez uma dúvida tenha ficado no ar: com qual ferramenta devemos criar os documentos?

A resposta para esta pergunta depende de cada um, na verdade. A documentação pode ser feita no bom e velho Word e ficar disponibilizada em uma pasta na intranet da empresa.

No entanto, iremos mencionar uma ferramenta bastante interessante para criar seus documentos e compartilhá-los com o time: Notion.

O que é o Notion?

O Notion é um aplicativo de gerenciamento de tarefas, documentos e anotações. Com ele, é possível criar listas, organizar tarefas, montar calendários, etc.

Dessa forma, o Notion é uma ferramenta bastante interessante para que você consiga organizar seus projetos e trabalhar em equipe.

No que consiste em documentos, o Notion permite a criação de Wikis: bibliotecas de conteúdos e documentos que podem ser compartilhadas para todas as pessoas do seu time.

Com o Notion, fica fácil criar os documentos, incluir links, anotações e imagens, tudo em uma mesma ferramenta.

Como utilizar o Notion para criar a documentação de projetos?

Criando o repositório de documentos

Comece criando uma nova página dentro do seu Notion. Para isso, clique no botão localizado no canto inferior esquerdo do aplicativo.

Em seguida, clique em table para criar uma planilha que servirá como repositório da sua documentação.

Criando templates de documentos

Dentro do seu repositório, clique em New e selecione New Template.

Ao criar um novo template, você origina um documento padrão de acesso rápido para elaborar novos documentos com mais facilidade.

Adicionalmente, para cada template, você pode definir as propriedades do documento.

As propriedades podem ser tags para pesquisa, datas e prazos, pessoas responsáveis ou diversas outras informações que o Notion permite colocar como cabeçalho do documento.

Paginas dentro das páginas

O Notion tem um sistema bastante interessante onde você consegue adicionar páginas dentro de páginas.

Dessa forma, você consegue estabelecer links entre toda a sua documentação de projetos, e organizar todas as referências utilizadas para a construção de cada um dos documentos e arquivos.

Além disso, em cada documento você consegue colocar documentos de outros aplicativos e programas como:

• Figma;
• InVision;
• Abstract;
• Framer;
• Google Drive;
• Miro;
• entre outros.

Essas integrações ajudam a dar robustez aos documentos, tornando fácil a inclusão de arquivos adicionais e importantes para o projeto.

Criando Listas de tarefas

Outro recurso simples, mas bastante útil no Notion é a criação de listas de tarefas para organizar seus projetos.

Para tanto, basta, em um documento qualquer, clicar no botão " / "do teclado. Essa ação abrirá um menu onde você pode escolher, dentro outras alternativas, a criação de uma lista de To-Do's.

A lista de tarefas pode funcionar como um checklist para que você não esqueça de nenhuma etapa do seu processo de design ou da construção dos seus documentos.

Preencha seu repositório com documentos

Para cada documento ou projeto, crie uma nova página de template dentro do seu repositório de documentos.

Mantenha esta pasta organizada e a compartilhe com as pessoas necessárias para que elas sempre tenham acesso aos documentos dos projetos.

O Notion é uma ferramenta bastante completa, com diversos recursos interessantes para organização de tarefas, documentos e atividades. Este foi um passo a passo bem simples para que você consiga começar a utilizar essa ferramenta na documentação de projetos.

Para mais dicas sobre como usar o Notion, acesse o site e veja os vídeos tutoriais.