Com a crescente demanda de trabalho, equipes precisam de processos que os ajudem a trabalhar mais rápido e melhor. Basicamente, é isso que o Scrum se propõe a fazer.

Quando se fala em Scrum, a palavra Ágil geralmente acompanha, e de fato ambos se completam, mas muitos confundem o significado de cada um.

Diferente do que muitos pensam, Agile não é uma metodologia, e sim uma filosofia. Isso porque a abordagem Ágil (do inglês, Agile) não indica procedimentos ou regras específicas que uma equipe deve seguir, mas sim valores que toda a organização deve adotar.

E é aí que entram algumas ferramentas como o Kanban, Lean UX e claro, o famoso Scrum. Esses métodos são um passo-a-passo de como colocar em prática os princípios da filosofia Ágil nas organizações.

Quer aprender como implementar essa ferramenta e tornar seus processos mais ágeis? Continue a leitura para saber como!

Dica de leitura: Agile: A Filosofia Que Fará Você Muito Mais Eficiente

Rúgby e o trabalho em equipe

Scrum é uma estrutura ágil de gerenciamento de projetos que visa organizar a demanda de trabalho, ajudando as equipes a serem mais eficientes e estarem continuamente melhorando os produtos em que estão trabalhando.

A origem do termo 'Scrum' vem do Rúgby, e foi usado pela primeira vez num famoso artigo publicado por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka na Harvard Business Review em 1986.

Os autores enfatizavam a importância do trabalho em equipe na hora de desenvolver produtos, fazendo analogia com o jogo — onde a bola é passada pela equipe à medida que se move ou avança.

Dica de leitura: DesignOps e a Gestão das Operações do Design

O conhecimento empírico dentro de Scrum

O Scrum é baseado no conhecimento empírico, onde você aprende fazendo. Isto é, o conhecimento é adquirido por experiências práticas e as decisões que você toma são norteadas de acordo com seus aprendizados.

Para que o empirismo funcione, o processo precisa ser transparente. Essa clareza possibilita que o time inspecione o processo e o progresso em direção aos objetivos propostos.

Quando a inspeção identificar que algo está errado, sua equipe deve se adaptar à nova situação.

Sendo assim, três pilares apoiam a implementação do processo empírico e o método Scrum:

1. Transparência;
2. Adaptação;
3. Inspeção.

Como equipes se beneficiam do Scrum

Por vivermos em um ritmo acelerado e ferozmente competitivo, empresas precisam estar sempre à frente de seus competidores para se manterem relevantes.

Dessa forma, tudo que possa trazer velocidade e flexibilidade aos processos internos agrega valor no desenvolvimento de novos produtos.

É exatamente isso que o Scrum se propõe a fazer: permite que o trabalho flua mais rápido sem perder o foco no cliente, já que o método se preocupa em entregar valor aos usuários de forma contínua.

Além disso, implementar a filosofia Ágil em uma empresa requer tempo e resiliência pois significa uma mudança na cultura organizacional, que por sua vez, está diretamente atrelada à valores.

Como sabemos, valores e crenças estão naturalmente enraizados em nós e pode ser difícil mudar a maneira que pensamos. Em contra partida, a maneira que trabalhamos pode ser alterada e melhorada de forma muito mais rápida.

Assim, o Scrum serve como um ponto de partida para equipes se tornarem ágeis no futuro.

Listamos abaixo mais alguns fatores importantes que seu time pode se beneficiar ao aplicar o método Scrum:

• Diminui o time-to-market (TTM), ou seja, o tempo decorrido entre a ideia e o lançamento de um produto/serviço;
• Aumenta a previsibilidade de entrega;
• Melhora a agilidade de resposta ao cliente;
• Adaptação a mudanças: permite mudar de direção ao alterar prioridades;
• Aprimora a qualidade do seu produto/serviço;
• Ajuda a gerenciar e diminuir riscos;
• Diminui custos;
• Aumenta engajamento e satisfação dos funcionários.

Dica de leitura: O Que Faz Um Product Designer — Entrevista Com Ricardo T.

Aplicando o Scrum

A estrutura do Scrum é um sistema de melhoria contínua, isso significa que você pode ajustar os processos e necessidades com base nas informações obtidas durante o seu desenvolvimento.

Uma equipe de Scrum tem 3 funções definidas, 5 eventos e 3 artefatos que elas coletarão pelo caminho. Juntos, eles fornecem a estrutura para manter seu processo transparente, inspecionando e adaptando-o de forma contínua.

Antes de detalharmos os papéis, eventos e artefatos prescritos no Scrum, confira abaixo um panorama do ciclo completo:

• Definir as funções: você vai precisar de um Product Owner, um Scrum Master, e claro, os membros da equipe.
• Criar o backlog do produto: no Backlog você vai listar todas as necessidades do projeto, ordenando por ordem de importância. O Product Owner é o principal responsável por essa tarefa.
• Planejar a sprint: cada Sprint têm um tempo pré-determinado, escolha as tarefas do Backlog que devem ser concluídas durante uma Sprint e quem será responsável por elas.
• Execução: os membros da equipe (equipe de desenvolvimento) trabalham em suas tarefas e todos verificam seu progresso na Daily Scrum. Essa reunião deve ter até 15 minutos de duração.
• Rever o trabalho: ao final de cada Sprint, a equipe avalia o trabalho e apresenta suas tarefas concluídas.
• Rever o processo: durante a reunião de retrospectiva, o processo de trabalho é revisto visando melhorar a eficiência na próxima Sprint.
• Repetir: é hora de começar novamente. Escolha mais tarefas do Backlog do Produto e repita o processo.

As três funções

É difícil fugir do anglicismo quando falamos em métodos Ágeis. Dessa forma, manteremos as expressões mais usadas na área para facilitar sua familiarização com os termos originais.

O Scrum tem três funções específicas:

• Product Owner: fala pelo usuário e dá a palavra final sobre as necessidades do projeto;
• Scrum Master: ajuda a manter os princípios da estrutura Scrum;
• Desenvolvedores/Membros da equipe: responsáveis pela execução.

Product Owner

É a pessoa responsável pelo Backlog do produto e atua como um representante do usuário perante a equipe, ficando atento às necessidades do consumidor.

Um bom Product Owner esclarece os aspectos mais importantes a serem entregues, define os requisitos do produto, assim como conteúdo e data de entrega.

Ele também proriza as necessidade de acordo com o negócio, e são eles quem decidem quando algo está pronto para ser entregue ou não, sendo o responsável por aceitar ou rejeitar Incrementos.

Scrum Master

É a pessoa responsável pela gestão da ferramenta Scrum, e é quem se preocupa em aplicar os valores e práticas do método de forma correta.

Você pode ver o Scrum Master como um facilitador do projeto, é ele quem facilita as reuniões diárias e lidera os encontros de planejamento, revisão e retrospectiva da Sprint.

Desenvolvedores/Membros da equipe

Os membros da equipe são responsáveis por executar as tarefas necessárias para transformar o backlog do produto em realidade.

A equipe deve ter entre 5 e 9 membros: não deve ser muito pequena, pois precisa ter condições de cobrir as competências necessárias para o projeto, nem grande demais — o que tornaria a comunicação lenta ou complexa.

Lembre-se: a meta do Scrum é ter uma equipe ágil, proativa, competente e organizada.

Dica de leitura: Ferramentas de UX/UI Design para Você Conhecer em 2021

Os três artefatos

Existem três artefatos no Scrum:

1. Product Backlog
2. Sprint Backlog
3. Incremento do produto

1) Backlog do Produto

O desenvolvimento de um produto geralmente possui etapas complexas, dessa forma, na preparação do Backlog do Produto as etapas são ‘quebradas’ em tarefas menores que são listadas de acordo com sua urgência.

Assim, Product Backlog é uma listagem geral do trabalho que precisa ser feito, sendo o Product Owner responsável por essa lista.

Os itens no Product Backlog são tarefas que a sua equipe pode ‘puxar’ para trabalhar durante uma Sprint. Os Product Owners devem reordenar e atualizar o Product Backlog frequentemente de acordo com o feedback obtido dos usuários, do mercado ou dos membros da equipe.

O número de tarefas no Backlog do Produto é muito maior do que uma equipe de desenvolvimento consegue trabalhar em uma fase de Sprint curta pois compreende todas as necessidades de um produto.

2) Backlog da Sprint

Sprint backlog é o conjunto de trabalhos que a sua equipe se comprometeu em concluir pelo tempo determinado de uma Sprint. Esses itens são escolhidos durante a sessão de Planejamento da Sprint, dentre as atividades gerais listadas no Product Backlog.

Tenha em mente que o Backlog da Sprint precisa ser compatível com a duração da Sprint. Quanto mais curta, mais enxuta deve ser a lista de tarefas a serem cumpridas no período.

3) Incremento Potencial Entregável do Produto x Definition of Done

Na estrutura Scrum, após cada Sprint você tem como resultado um possível lançamento (release) ou Incremento para entregar ao cliente.

Assim, o Incremento potencial do produto (potential deliverable product increment) é aquilo que se entrega ao final de uma Sprint. Esse resultado pode ser um novo produto, uma melhoria ou correção de um problema técnico.

Pense em um aplicativo ou software que você já tenha comprado que, de tempos em tempos, recebe uma nova atualização. Essa atualização pode ser um novo recurso, ou o ajuste de um bug.

A apresentação do Incremento deve ser planejada durante a Revisão da Sprint e o Incremento só será entregue se for considerado como ‘Finalizado’ (done).

A Definição de Finalizado (definition of done ou DOD) é um conjunto de critérios pré-determinados pela equipe que devem ser atendidos para que o Incremento do Produto possa ser considerado de fato como finalizado. A DOD deve ser revisada frequentemente, pois critérios ou processos podem ser alterados.

Por exemplo, quando todo o projeto, codificação, teste e documentação forem concluídos e um Incremento de Produto já foi colocado em prática no sistema é que será considerado como ‘Finalizado’.

Dessa forma, ‘Potencialmente Entregável’ deve ser visto como o nível de conclusão do que foi realmente realizado durante uma Sprint.

Os cinco eventos/cerimônias

Uma Sprint se refere a um ciclo completo do método Scrum e tem duração de 1 a 4 semanas, sendo que ao final de cada ciclo uma nova Sprint começa imediatamente.

Para definir o tamanho de cada Sprint é importante considerar a relação entre o tempo disponível para completar o projeto e seu nível de dificuldade.

Dentro do ciclo de uma Sprint há 5 etapas chamadas de Eventos ou Cerimônias, são elas:

1. Planejamento da Sprint (Sprint Planning);
2. Execução da Sprint (Sprint Execution);
3. Reunião Diária (Daily Scrum);
4. Revisão da Sprint (Sprint Revision);
5. Retrospectiva da Sprint (Sprint Retrospective).

1) Planejamento

Na Sprint Planning, o Product Owner e a equipe devem analisar o Backlog do Produto e de acordo com as prioridades, escolher os itens que a equipe pode realmente concluir na Sprint a ser iniciada.

Além disso, a equipe de desenvolvimento fornece uma estimativa do tempo que cada membro irá precisar para realizar suas respectivas tarefas.

Como as Sprints duram de 1 a 4 semanas, a etapa de Planejamento deve durar entre 2 a oito horas, mas não mais que isso.

O objetivo é ter um Incremento de Produto Potencialmente Entregável ao final de cada Sprint.

2) Execução

Após o planejamento, a equipe de desenvolvimento começa a trabalhar nas tarefas (Sprint Execution).

Ninguém diz aos membros da equipe como e em que ordem eles devem trabalhar as tarefas do backlog da Sprint. Isso está de acordo com o respeito e confiança que são um dos valores fundamentais do Scrum.

Assim, equipes podem se planejar de forma autônoma, definindo suas próprias prioridades da maneira que acharem melhor.

3) Daily Scrum

Essa reunião acontece diariamente durante a fase de execução e tem uma duração máxima de 15 minutos pois o intuito é ela ser rápida e prática.

Durante a reunião, cada membro da equipe de desenvolvedores deve responder a três perguntas:

• O que foi feito ontem?
• O que será feito hoje?
• Existe algo impedindo o progresso de alguma tarefa?

Se existe algum problema ou impedimento, este deve ser anotado e tratado separadamente após a Daily Scrum Meeting com os membros necessários para resolver os obstáculos apontados na Daily.

4) Revisão

A Sprint Review não deve durar mais que 4 horas (1 hora para cada semana de Sprint) e tem como objetivo inspecionar os resultados da Sprint.

Com base na apresentação dos resultados, o Product Owner deve validar ou não o Incremento.

Se, por algum motivo o Incremento ou algum item concluído não for aprovado, tais tarefas devem ser inseridas novamente ao Backlog do Produto para serem aprimoradas.

De acordo com a Scrum.org, há diversas ações que podem ser tomadas durante essa reunião, listaremos algumas:

• Os membros da equipe apresentam quais itens do Backlog do Produto foram ‘Finalizados’ e respondem a perguntas sobre o Incremento;
• A equipe de desenvolvedores expõe problemas ocorridos durante a Sprint e como esses obstáculos foram resolvidos;
• Revisão de como o mercado pode ter mudado e o que é a coisa mais importante a se fazer em seguida;
• Revisão do cronograma e orçamento e capacidade do produto;
• O Backlog do Produto pode ser ajustado para atender novas oportunidades.

5) Retrospectiva

Na Sprint Retrospective o encontro tem duração máxima de 3 horas e o objetivo é avaliar o desempenho da própria equipe e planejar como a qualidade e eficácia do processo pode ser melhorado.

Durante a Retrospectiva da Sprint, a equipe deve refletir e debater sobre:

• O que correu bem?
• O que poderia ser melhorado?
• Com o que vamos nos comprometer a melhorar no próximo ciclo?

Dessa forma, o time inspeciona como foi a última Sprint em relação a processos, ferramentas e sua própria Definição de Finalizado.

Dica de leitura: Segurança Psicológica: Confiança e Inclusão para Inovação e Eficiência

Valores do Scrum

Para que sua equipe possa extrair o máximo dessa estrutura, certifique-se de que todos os membros envolvidos adotem cinco valores:

1. Comprometimento: a equipe deve se comprometer a atingir seus objetivos, apoiando uns aos outros;
2. Foco: o foco principal é o trabalho durante a Sprint para fazer o melhor progresso possível em direção às metas;
3. Abertura: a equipe e os stakeholders são abertos em relação ao trabalho e possíveis desafios.
4. Respeito: os membros da equipe respeitam uns aos outros, confiando que todos são capazes e independentes para realizarem suas tarefas.
5. Coragem: possuem coragem para fazer a coisa certa e trabalhar nos problemas que precisam ser melhorados.

Portanto, ao implementar o método Scrum e tomar decisões ao longo do projeto tenha em mente que suas ações devem sempre reforçar esses valores, não diminuí-los.

Quando os valores do Scrum são vivenciados, os principais pilares de transparência, inspeção e adaptação mencionados anteriormente, são postos à prova, ajudando a criar um ambiente de trabalho baseado em confiança.